Et kulturevent kan være meget mere end en fest – det kan være en koncert med lokale bands, en kunstudstilling med talentfulde unge, en oplæsning eller noget så simpelt som en brætspilscafe! Men det kan være svært at finde ud af, hvordan sådan et arrangement skal stables på benene, især hvis man ikke har prøvet det før.
Så her får du nogle gode råd til, hvordan du bedst muligt forbereder det fedeste kulturevent, så du kan få gang i kulturlivet!
Dette har du brug for til ethvert event
Det vigtigste, du har brug for, når du arrangerer et kulturevent, er overskud. Sørg for at holde møder med de andre ansvarlige, og lav evt. en liste på det første, hvor I nedskriver alt det, I skal huske. Fordel rollerne, så der ikke er nogen, der ender med at hænge på alt arbejdet.
Hvis du holder dit arrangement udenfor, så stol aldrig på vejret! Hav altid et partytelt sat op eller til rådighed – på den måde er deltagere og medvirkende beskyttede, hvis det begynder at regne eller blæse, eller hvis der er brug for noget skygge. Se mere her.
Sørg for at få hjælp
Hav altid back-up hjælpere til rådighed. Det kan være, det er nogen, der alligevel kommer til begivenheden, men hvis det er dit første event, så aftal med nogen, at du kan hive fat i dem, hvis der opstår en nødsituation. Det kan være manglende snacks eller drikkevarer, problemer med én af de andre deltagere, eller en situation, du ikke kan klare alene.
Sidst, så sørg for at have forfriskninger til dit event. Uanset hvad det er, du afholder, er vand som minimum godt at have. Om du så tager penge for det, hvis det for eksempel er noget, der går til støtte af andre arrangementer, eller noget der er blevet sponsoreret til en kunstudstilling, er lige meget; dine gæster skal have muligheden.
Sådan beholder du den gode stemning
Somme tider kan det være svært at holde den gode stemning, men hvis du er ordentligt forberedt og har styr på snacks og drikkevarer, er du allerede kommet et godt stykke.
Du kan ikke undgå, at nogen bliver utilfredse – det sker. Men jo bedre forberedt, du er, desto mere vellykket vil dit event blive. Hvis du kan holde dine gæster tørre og underholdte, bør du ikke løbe ind i de store problemer; så længe du også har styr på dig og dit team.